Đại diện là việc cá nhân, pháp nhân nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự (Điều 134 Bộ luật Dân sự 2015). Quyền đại diện phát sinh từ hai căn cứ: theo uỷ quyền giữa người được đại diện và người đại diện, hoặc theo pháp luật, tức theo quy định của luật, quyết định của cơ quan có thẩm quyền hay điều lệ của pháp nhân.
Chế định đại diện trả lời một nhu cầu cơ bản: không phải ai cũng tự làm được mọi việc của mình. Trẻ em cần cha mẹ ký thay, công ty cần người ký thay vì nó không có thân thể, người bận việc hoặc ở xa cần người làm hộ. Bài này giảng chế định ở mức nền: hai căn cứ, phạm vi, thời hạn, những điều người đại diện không được làm và hệ quả khi ký vượt quyền. Các thủ tục uỷ quyền cụ thể được giảng ở trang chuyên về uỷ quyền trong cùng hệ.
Cơ chế của đại diện: một người ký, người khác chịu hệ quả
Điều đặc biệt của đại diện là tách người hành động khỏi người chịu hệ quả. Khi người đại diện xác lập giao dịch trong phạm vi đại diện, giao dịch đó làm phát sinh quyền và nghĩa vụ đối với người được đại diện, chứ không phải với người đại diện. Người đại diện giống như một chiếc cầu: ký xong thì bước sang một bên, quyền và nghĩa vụ đi thẳng tới người được đại diện.
Để cơ chế này vận hành, có ba điều kiện nền. Người đại diện phải nhân danh người được đại diện, tức bên kia biết mình đang giao dịch với ai. Người đại diện phải hành động vì lợi ích của người được đại diện. Và người đại diện phải có năng lực pháp luật, năng lực hành vi phù hợp với giao dịch, trừ một số trường hợp luật cho phép khác.
Không phải việc gì cũng uỷ quyền được. Bộ luật Dân sự quy định cá nhân không được để người khác đại diện cho mình nếu pháp luật quy định họ phải tự mình xác lập, thực hiện giao dịch đó. Ví dụ dễ thấy là đăng ký kết hôn phải có mặt cả hai bên, hay lập di chúc phải do chính người để lại di sản quyết định nội dung.
Hai căn cứ phát sinh quyền đại diện
Bảng dưới so sánh hai căn cứ ở những điểm người đọc hay hỏi.
| Tiêu chí | Đại diện theo pháp luật | Đại diện theo uỷ quyền |
|---|---|---|
| Nguồn gốc quyền | Do luật quy định, do cơ quan có thẩm quyền quyết định, hoặc theo điều lệ pháp nhân | Do thoả thuận giữa người được đại diện và người đại diện |
| Ví dụ với cá nhân | Cha mẹ đối với con chưa thành niên; người giám hộ đối với người được giám hộ; người do toà chỉ định | Chủ nhà uỷ quyền cho người thân bán nhà; người bận việc uỷ quyền nộp hồ sơ |
| Ví dụ với pháp nhân | Người được chỉ định theo điều lệ, người có thẩm quyền theo luật, người do toà chỉ định trong tố tụng | Giám đốc uỷ quyền cho trưởng phòng ký hợp đồng mua vật tư |
| Phạm vi | Theo luật, quyết định hoặc điều lệ | Theo văn bản uỷ quyền và thoả thuận |
| Ai làm người đại diện | Người luật chỉ định hoặc được chỉ định | Cá nhân, pháp nhân; người từ đủ 15 đến chưa đủ 18 tuổi có thể làm đại diện theo uỷ quyền, trừ việc luật đòi người từ đủ 18 tuổi |
Đại diện, hợp đồng uỷ quyền, giấy uỷ quyền: ba chữ hay bị dùng lẫn
Trong đời sống, người ta hay nói "làm giấy uỷ quyền" cho mọi việc nhờ người khác làm hộ. Về mặt khái niệm, cần tách ba lớp. Đại diện là chế định chung trong phần đầu Bộ luật Dân sự, trả lời câu hỏi khi nào hành vi của người này ràng buộc người kia. Hợp đồng uỷ quyền là một loại hợp đồng cụ thể nằm ở phần hợp đồng, trong đó bên được uỷ quyền nhận làm một việc nhân danh bên uỷ quyền, có thể có hoặc không có thù lao. Còn giấy uỷ quyền là cách gọi thông dụng cho văn bản một bên đơn phương giao việc, chưa được Bộ luật Dân sự định nghĩa riêng.
Ba lớp này có quan hệ với nhau nhưng không trùng nhau. Đại diện theo pháp luật hoàn toàn không cần hợp đồng hay giấy uỷ quyền nào: cha mẹ ký thay con nhỏ vì luật trao quyền đó. Còn đại diện theo uỷ quyền thì cần một sự thoả thuận, thường được thể hiện bằng hợp đồng uỷ quyền hoặc giấy uỷ quyền, kèm yêu cầu về hình thức khi luật đòi, chẳng hạn uỷ quyền liên quan đến nhà đất thường phải công chứng.
Phân biệt như vậy giúp bạn đặt câu hỏi đúng chỗ. Muốn biết giao dịch người làm hộ đã ký có ràng buộc mình không, hãy nhìn vào chế định đại diện: phạm vi, thời hạn, có vượt quyền không. Muốn biết người làm hộ có được trả công, có phải bồi thường khi làm hỏng việc không, hãy nhìn vào hợp đồng uỷ quyền giữa hai người.
Đại diện theo pháp luật: người luật chọn sẵn
Với con chưa thành niên. Cha mẹ là người đại diện theo pháp luật. Quyền này không cần ai uỷ, phát sinh từ quan hệ cha mẹ – con, nhưng luôn phải vì lợi ích của con.
Với người được giám hộ. Người giám hộ là người đại diện theo pháp luật, trong phạm vi luật định hoặc phạm vi toà xác định. Riêng người giám hộ của người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi là người đại diện nếu được toà chỉ định.
Với người bị hạn chế năng lực hành vi. Toà án chỉ định người đại diện theo pháp luật và xác định phạm vi đại diện.
Với pháp nhân. Người đại diện theo pháp luật được xác định theo điều lệ, theo luật hoặc do toà chỉ định trong tố tụng. Một pháp nhân có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật, mỗi người đại diện trong phạm vi được phân định. Với doanh nghiệp, thông tin này nằm trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Phạm vi và thời hạn đại diện
Người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch trong phạm vi đại diện. Phạm vi đó được xác định theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, điều lệ của pháp nhân, nội dung uỷ quyền hoặc quy định của pháp luật. Trường hợp không xác định được cụ thể phạm vi đại diện, người đại diện theo pháp luật có quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Thời hạn đại diện được xác định theo văn bản uỷ quyền, theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật. Một điểm nhiều người không biết: nếu văn bản uỷ quyền không ghi thời hạn và pháp luật cũng không quy định, thì thời hạn đại diện theo uỷ quyền là một năm kể từ ngày phát sinh quyền đại diện. Vì vậy một giấy uỷ quyền không ghi thời hạn lập từ lâu có thể đã hết hiệu lực.
Đại diện theo uỷ quyền cũng chấm dứt trong các trường hợp như các bên thoả thuận, công việc đã hoàn thành, một bên đơn phương chấm dứt, người được đại diện hoặc người đại diện là cá nhân qua đời, pháp nhân chấm dứt tồn tại, hoặc người đại diện không còn đủ điều kiện. Các tình huống cụ thể về hiệu lực giấy uỷ quyền được giảng ở trang chuyên về hiệu lực trong cùng hệ.
Những điều người đại diện không được làm
Luật đặt giới hạn để chiếc cầu đại diện không bị dùng vào lợi ích riêng của người đứng trên cầu:
- Không giao dịch với chính mình. Người đại diện không được xác lập, thực hiện giao dịch với chính mình, ví dụ được uỷ quyền bán nhà rồi tự mua lại căn nhà đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Không đại diện cho cả hai bên. Người đại diện không được xác lập giao dịch với một bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của bên đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Không vượt phạm vi. Chỉ được làm trong phạm vi đã được xác định; phần vượt quá không đương nhiên ràng buộc người được đại diện.
- Phải thông báo phạm vi cho bên kia. Người đại diện phải cho bên giao dịch biết về phạm vi đại diện của mình, để bên kia không bị bất ngờ.
- Không đi ngược lợi ích người được đại diện. Đây là tinh thần chung, đặc biệt quan trọng với đại diện theo pháp luật cho trẻ em và người được giám hộ.
Các tình huống cụ thể như tự mua tài sản mình được uỷ quyền bán, hay một người đại diện cho cả bên bán lẫn bên mua, được phân tích ở trang chuyên về uỷ quyền trong cùng hệ.
Khi người ký không có quyền hoặc vượt quyền
Giao dịch không đương nhiên ràng buộc người được đại diện. Giao dịch do người không có quyền đại diện xác lập, hoặc phần giao dịch vượt phạm vi đại diện, về nguyên tắc không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ với người được đại diện.
Trừ khi người được đại diện chấp nhận. Nếu người được đại diện công nhận giao dịch, hoặc biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý, giao dịch có thể ràng buộc họ. Luật cũng tính tới trường hợp người được đại diện có lỗi làm cho bên kia không biết hoặc không thể biết người ký không có quyền.
Bên giao dịch ngay tình có quyền lựa chọn. Bên đã giao dịch với người không có quyền đại diện hoặc vượt quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hoặc huỷ bỏ giao dịch đối với phần không có quyền, và yêu cầu bồi thường, trừ khi biết hoặc phải biết về việc thiếu quyền mà vẫn giao dịch.
Người ký thiếu quyền tự chịu. Nếu giao dịch không ràng buộc người được đại diện, người đã ký thiếu quyền phải thực hiện nghĩa vụ đối với bên kia, trừ khi bên kia biết hoặc phải biết về việc thiếu quyền.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc công ty có cần giấy uỷ quyền khi ký hợp đồng không?
Nếu giám đốc là người đại diện theo pháp luật ghi trong điều lệ và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, họ ký trong phạm vi được giao mà không cần giấy uỷ quyền. Người khác ký thay công ty thì cần văn bản uỷ quyền của người đại diện theo pháp luật.
Giấy uỷ quyền không ghi thời hạn thì có giá trị bao lâu?
Nếu văn bản uỷ quyền không xác định thời hạn và pháp luật không có quy định khác, thời hạn đại diện theo uỷ quyền là một năm kể từ ngày phát sinh quyền đại diện. Vì vậy khi lập giấy uỷ quyền, bạn nên ghi rõ thời hạn.
Cha mẹ có được bán tài sản riêng của con chưa thành niên không?
Cha mẹ là người đại diện theo pháp luật nhưng phải vì lợi ích của con, và việc định đoạt tài sản riêng của con có những điều kiện riêng theo Bộ luật Dân sự và Luật Hôn nhân và gia đình. Tình huống cụ thể nên đối chiếu kỹ trước khi ký.
Người được uỷ quyền có thể uỷ quyền lại cho người khác không?
Chỉ trong một số trường hợp luật cho phép, như được người uỷ quyền đồng ý hoặc do sự kiện bất khả kháng mà không thể tự thực hiện. Phạm vi uỷ quyền lại không được vượt quá phạm vi uỷ quyền ban đầu.
Pháp nhân có thể làm người đại diện cho một cá nhân không?
Có thể, vì Bộ luật Dân sự cho phép cả cá nhân và pháp nhân làm người đại diện, trừ việc luật đòi phải do cá nhân thực hiện. Khi đó pháp nhân sẽ cử người cụ thể của mình thực hiện công việc đại diện.
Ký hợp đồng với người tự xưng là đại diện nhưng không có giấy tờ thì rủi ro gì?
Nếu người đó không có quyền đại diện, hợp đồng về nguyên tắc không ràng buộc bên mà họ tự xưng đại diện, trừ khi bên ấy chấp nhận. Bạn có thể phải quay sang đòi chính người đã ký, nên luôn kiểm tra căn cứ đại diện trước khi ký.